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寄Email之前注意这9个细节


2020-07-04


寄Email之前注意这9个细节

图片来源:geralt

Email是个神奇的东西,比起讯息,它显得较正式,因此成为许多人职场上爱用的工具之一,你可能想要与某公司合作或是有事需要公司里别的部门来协助;以学生来说,写信给教授或是写求职信也是一门学问;又或者你只是单纯想写信给好久不见的朋友、同学,要怎幺写email才不会让你的心血埋没在一堆未读信件当中呢?以下为9个你可以注意的细节。

1.关心收件者的近况

虽然一封email应该要很明确让对方知道你的重点,但如果对方最近有什幺好事,例如得奖、结婚、升迁等等,先恭喜对方吧,不要吝于讚美,不管谁看到讚美都会开心的。

2.分享自己的近况

想一下自己最近有什幺事是对方会有兴趣的,比如说你前几天在书店看到一本书,刚好是收件者很有兴趣的主题等等,当然也不是要你写流水帐,而是可以分享一些有趣的事情,因为当对方越了解你、记住你,当有新的机会来临时,他也较容易想到你喔。

3.注意最近的节日、新闻

如果最近刚好是圣诞节,别忘了在信中祝福对方;如果对方的国家有发生什幺事,也可以关心一下,虽然只是简单的一两句话,但这会让对方觉得你有在关心他,他也会更乐意回信。

4.清楚标明人、事、时、地、物

大家都很忙的,所以对方会希望你能一次将该交代的细节交代清楚,这样对方可以好好思考,也省去还要再通信好几次的麻烦。

5.不要用“我”开头

LoewsHotels的CEO建议大家不要用“我”开头来写句子,因为那样会显得你比较重要,当然如果你只是跟朋友连络的话可以忽略这个,但如果是写信给职位或辈分高的人,可以注意一下,要让对方觉得你把重心都放在他身上。

6.确认附加档案

如果你是要寄档案给对方,记得一定要检查你的附加档案,不要寄出后才发现漏了东西,这样还要花时间写第二封email。

7.诚实

你不应该在信中夸大或编造任何事,所有事情都应该要以事实呈现,不要让收件者对你,或甚至是整个公司失去信心。

8.注意语调

文字讯息最麻烦的地方就是不知道说话者的语气,所以当你打完email,从头念一次吧,看有没有哪里的语调、用字可能会让人误会,没必要因为一点小误会坏了双方感情。

9.注意错字

人难免都会打错字,所以要寄出之前,记得检查错字,有些人可能不会注意到,但有些人可能会很在意,所以不要让收件者觉得你对这封email不用心。另外,也不要在最后说“请忽略错字”,这样是多此一举,只会让对方觉得你不愿意花时间检查。

要记得,你写的email就代表你自己,如果对方收到一封错误百出又没有诚意的信,他应该也不会想花时间回信了,所以下次寄email之前,注意这9点吧!



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